Contribuables concernés
Lors d'un contrôle fiscal, vous devez remettre à l'administration fiscale dès le début des opérations de contrôle, une copie de votre fichier des écritures comptables (FEC) si vous cumulez les trois conditions suivantes :
- le Code Général des Impôts (CGI) impose à votre entreprise de tenir et de présenter des documents comptables ; en pratique, sont notamment concernés les contribuables imposés à l'impôt sur les sociétés (IS) et à l'impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA) selon un régime réel ;
- votre entreprise est soumise à un contrôle fiscal portant sur une vérification ou un examen de comptabilité ;
- votre entreprise tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés.
Toutefois, en pratique nous ne pouvons que vous conseiller d'anticiper et de disposer d'un FEC conforme, non seulement pour éviter les conséquences désastreuses en cas de défaut de conformité ou de non production du FEC mais aussi, et surtout, pour faciliter et renforcer votre contrôle interne.
Cas particulier des succursales
D'un point de vue juridique, les succursales étrangères d'une entreprise française ne bénéficient pas de la personnalité morale et restent un simple prolongement de cette entreprise française. Le résultat comptable de celle-ci inclut en conséquence les résultats de ses succursales étrangères. Ainsi, en cas de vérification de comptabilité de la société française, cette dernière doit remettre un FEC conforme contenant, sous une forme agrégée, les éléments relatifs à ses succursales étrangères. La production, pour chaque succursale étrangère, d'un fichier de ses seules écritures comptables est donc exclue.
Dans la mesure où les succursales françaises d'entreprises étrangères n'ont pas la personnalité morale en France, le format de leur FEC obéit à des règles précises. Elles sont tenues, lorsqu'elles tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, de remettre une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée. Toutefois, la conformité de la copie de ces FEC à la nomenclature du Plan Comptable Général (PCG) (ou à une autre nomenclature définie par le normalisateur comptable français pour les banques et assurances) n'est pas exigée, en particulier le numéro et le libellé de compte.
Pour autant, les succursales françaises d'entreprises étrangères peuvent remettre au service vérificateur une table de correspondance avec les normes comptables françaises. Elles peuvent également choisir de remettre à l'administration une copie des fichiers de leurs écritures comptables après avoir converti ces dernières aux normes comptables françaises. Dans tous les cas, lorsque la comptabilité est tenue en langue étrangère, le fichier des écritures comptables devra être présenté en langue française lors d'un contrôle.
