Remise du fichier des écritures comptables en cas de contrôle de comptabilité informatisée
Pour les avis de vérification envoyés depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables (FEC) constitue un outil de contrôle de la comptabilité informatisée. Votre société est concernée si elle remplit les trois conditions suivantes :
- le Code Général des Impôts (CGI) lui impose de tenir et de présenter des documents comptables ;
- la société est soumise à une vérification sur place ou à un examen à distance de comptabilité ;
- elle tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés.
Des règles spécifiques s'appliquent pour les succursales : succursales étrangères d'une entreprise française et succursales françaises d'entreprises étrangères.
Des développements sont consacrés aux contribuables visés par les obligations fiscales liées à la remise du fichier des écritures comptables.
Sanctions en cas de non-conformité du FEC ou de défaut de présentation
Le défaut de présentation du fichier d'écritures comptables ou son absence de conformité au regard des normes précisées par le Livre des procédures fiscales entraîne plusieurs sanctions, sanctions qui peuvent se cumuler. Outre le rejet de sa comptabilité, le contribuable peut se voir appliquer des amendes ou subir une évaluation d'office. D'où l'importance de réaliser un test du FEC et d'en retirer des éléments d'analyse sur ses données fiscalo-comptables.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter l'article consacré aux sanctions applicables en cas de non-conformité du FEC ou de défaut de présentation.
Le FEC, un outil de contrôle
Une fois vos fichiers des écritures comptables récupérés par le vérificateur, celui-ci va les tester, les analyser. Il peut, sans formalisme, procéder à des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication ...) qui lui permettent de s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales que vous avez déposées. La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.
L'administration ne conserve pas les fichiers d'écritures comptables : elle les détruit soit avant la mise en recouvrement soit après l'envoi d'un avis d'absence de rectification.
Le fichier des écritures comptables constitue un véritable outil de contrôle de la comptabilité informatisée (d'où l'intérêt d'effectuer un test de ce fichier en amont du contrôle). Pour autant, cette situation reste sans incidence sur les garanties offertes au contribuable. Tout particulièrement, l'existence du débat oral et contradictoire est préservée : si des erreurs ou des anomalies sont décelées lors de la consultation des fichiers des écritures comptables, elles devront être débattues avec le contribuable, préalablement à tout rehaussement éventuel.
Du côté de l'entreprise, le FEC constitue un indicateur intéressant sur le plan fiscalo-comptable. Un outil d'analyse tel que FEC-Expert vous permet de procéder à des tests permettant d'identifier des anomalies lors de l'extraction du FEC ou même des anomalies fiscales. En cas d'anomalie identifiée ayant un impact sur la liasse fiscale, il est possible en principe de la corriger dès lors que vous déposez en parallèle une liasse fiscale rectificative.
