Nombre de fichiers des écritures comptables pour un même exercice
Le nombre de fichier des écritures comptables par exercice pour une même société est en principe limité à un.
En cas de changement de logiciel comptable ou en cas de fusion, il peut être impossible d'extraire l'intégralité des données comptables dans un fichier des écritures comptables unique. Dans ce cas, la remise du FEC peut se faire sous forme de deux fichiers sur des supports différents, sous réserve du respect de certaines conditions.
L'administration fiscale peut autoriser une société à remettre plusieurs fichiers des écritures comptables au titre d'un même exercice dans les cas suivants :
- si le volume des données est trop important pour être contenu au sein d'un seul fichier et seulement si le vérificateur est d'accord pour une remise du FEC en plusieurs fichiers. Dans ce cas, le fichier peut être découpé par périodes (semestre, trimestre, mois) ;
- en cas de fusion dès lors que l'entreprise se situe dans les cas prévus par la doctrine administrative (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 420) ;
- en cas de changement d'ERP au cours de l'exercice dès lors que l'entreprise se situe dans les cas prévus par la doctrine administrative (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 400).
De même, pour les sociétés dont le commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement et dont le chiffre d'affaire dépasse 152,4 M€, tout comme pour les autres sociétés dont le chiffre d'affaire dépasse 76,2 M€ et les sociétés visées par l'article L 13 AA du LPF (LPF art. A 47 A-1, XIV-2°), le service vérificateur peut demander, dans un premier temps, la remise d'un fichier reprenant les écritures centralisées puis, dans un second temps, les écritures détaillées correspondant à tout ou partie des écritures centralisées présentes dans le fichier précédemment remis.
Ces modalités de scission du fichier des écritures comptables sont en principe les seules dérogations possibles à la loi, il n'est donc pas possible pour une société de remettre plusieurs FEC pour un même exercice en dehors des cas précédemment listés. De même le mode de découpage ne peut pas en principe être différent de ce qui est prévu par les textes (Questions / Réponses 1-Q 12 sur la transmission des comptabilités informatisées sous forme dématérialisée en cas de contrôle fiscal, 19 décembre 2014).
Taille du fichier des écritures comptables
Il convient de noter que l'administration fiscale ne peut pas exiger un FEC moins volumineux que celui que vous lui fournissez. Le rejet d'un fichier des écritures comptables par le vérificateur du fait de sa trop grande taille n'est donc en principe pas possible (Questions / Réponses 1-Q 11 sur la transmission des comptabilités informatisées sous forme dématérialisée en cas de contrôle fiscal, 19 décembre 2014). Toutefois, il est fortement déconseillé d'augmenter artificiellement la taille du FEC, par exemple en ajoutant des espaces non présents dans l'ERP, ceci pouvant constituer un cas d'opposition à contrôle fiscal.
Attention, dans ces hypothèses, quel que soit le découpage retenu, les fichiers des écritures comptables remis au service doivent respecter le format défini par la loi et les prescriptions du Bofip.
Enfin, les entreprises peuvent tout à fait compresser leurs fichiers pour qu'ils soient moins volumineux (format zip).
