A quel moment faut-il remettre le FEC en cas de vérification de comptabilité sur place ?
En cas de vérification de comptabilité sur place, la remise du FEC est prévue au début des opérations de contrôle (LPF art. L 47 A-I, al. 1). La doctrine administrative semble plus stricte en interprétant le début des opérations de contrôle comme étant la première intervention sur place (BOI-CF-IOR-60-40-10 n° 170).
Le Bofip indique que la remise du FEC est faite selon les modalités définies en accord avec le vérificateur, tout en précisant que tous les supports sont envisageables (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP ...). Quelle que soit la modalité de remise des fichiers, ces derniers doivent être conformes aux normes fixées par le Livre des procédures fiscales.
Des règles spécifiques s'appliquent pour les entreprises relevant de la compétence de la Direction des vérifications nationales et internationales (DVNI) ou lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l'entreprise.
A quel moment faut-il remettre le FEC en cas d'examen de comptabilité à distance ?
En cas d'examen à distance, la remise du FEC est prévue dans un délai maximal de quinze jours à compter de la réception d'un avis d'examen de comptabilité par le contribuable (LPF art. L 47 AA). Le FEC est adressé à l'administration sous forme dématérialisée répondant aux normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget, à savoir les normes fixées à l'article A47A-1 du LPF (LPF art. A 47 AA-1).
Nombre d'exercices pour lesquels un FEC doit être produit
Il convient de remettre les FEC correspondant à l'ensemble de la période vérifiée. Et il ne doit y avoir, en principe, qu'un seul fichier des écritures comptables par exercice pour une même société.
Le contrôle porte en général sur les trois derniers exercices clôturés. Toutefois, le vérificateur peut étendre la vérification à l'exercice en cours non clôturé en matière de TVA ou de CVAE, ce qui entrainera pour vous l'obligation de remettre le FEC correspondant à cet exercice en cours.
De même, en cas d'exercice déficitaire, dès lors que les déficits ont été imputés sur l'un des exercices ouverts à contrôle, l'administration peut étendre son contrôle sur ces exercices déficitaires et exiger la présentation des FEC correspondants.
Dans tous les cas, l'administration est tenue d'indiquer par écrit les exercices concernés par la vérification de comptabilité et la remise des FEC.
Caractéristiques du format du fichier des écritures comptables
Le respect du format et des caractéristiques énoncés à l'article A47A-1 du LPF garantit à l'administration la lisibilité du FEC que vous lui remettez en cas de contrôle fiscal. La copie de vos FEC doit être remise, selon votre choix, sous forme :
- de fichiers à plat, la première ligne d'enregistrement dudit fichier comportant le nom des champs comme précisés sur la page relative au contenu du fichier des écritures comptables. Le nom du fichier ainsi que le codage de ses informations doivent également correspondre à des normes précises de format (LPF art. A 47 A-1 ; BOI-CF-IOR-60-40-20, 13 décembre 2013).
- de fichiers structurés, codés en XML. Ces derniers doivent correspondre aux caractéristiques et à la structure du fichier XSD fournie par l'administration fiscale.
Le descriptif technique à joindre au FEC
La copie de vos FEC doit être accompagnée d'une description (LPF art. A 47 A-1, XI), qui doit indiquer l'ensemble des informations techniques nécessaires au traitement des fichiers par l'administration fiscale. Ce document descriptif faisant office de notice doit notamment contenir :
- le type de structure du fichier (fichier à plat ou fichier XML) ;
- le nom des champs, le type d'information présente dans chaque champ et leur signification ;
- le format d'encodage des caractères (UTF-8 ou ISO 8859-15) ;
En cas de fichier à plat, il convient également d'indiquer dans ce descriptif technique :
- la longueur fixe ou variable des champs ;
- le ou les caractères de séparation des lignes (caractère retour chariot et/ou fin de ligne) ;
- le ou les caractères de séparation des colonnes au sein de chaque ligne (caractère tabulation ou caractère pipe « | »).
